Verantwortungsbereiche im Handwerksbetrieb richtig aufbauen – damit Zuständigkeit wirklich funktioniert
Fachartikel für Handwerksunternehmer und mittelständische Unternehmer
Autor: Michael Bandt, Unternehmer-Helden
Lesezeit: ca. 8 Minuten
Verantwortungsbereiche im Handwerksbetrieb richtig aufbauen – damit Zuständigkeit wirklich funktioniert
„Dafür bin ich nicht zuständig.“
„Ich dachte, das macht der Kollege.“
„Das hat mir niemand gesagt.“
Solche Sätze entstehen selten nur deshalb, weil Mitarbeiter keine Verantwortung übernehmen wollen.
Häufig ist schlicht nicht eindeutig geklärt, wer für welches Ergebnis verantwortlich ist.
Aufgaben gibt es genug.
Verantwortungsbereiche fehlen dagegen in vielen Unternehmen.
Aufgabe und Verantwortung sind nicht dasselbe
„Angebote schreiben“ ist eine Aufgabe.
„Verantwortung für die Angebotsbearbeitung und eine Reaktionszeit von maximal zwei Arbeitstagen“ ist ein Verantwortungsbereich.
„Baustellen kontrollieren“ ist eine Aufgabe.
„Verantwortung für Qualität, Termine und wirtschaftliches Ergebnis der zugeordneten Projekte“ ist ein Verantwortungsbereich.
Dieser Unterschied verändert Führung.
Jeder Verantwortungsbereich braucht ein Ergebnis
Verantwortung bleibt abstrakt, solange niemand weiß, woran Erfolg gemessen wird.
Deshalb sollte jeder Verantwortungsbereich ein erwartetes Ergebnis besitzen.
Nicht nur:
Was soll getan werden?
Sondern:
Was soll dadurch erreicht werden?
Damit entsteht Orientierung.
Schnittstellen sind besonders kritisch
Viele Probleme entstehen nicht innerhalb eines Bereichs, sondern zwischen zwei Bereichen.
Wer übergibt den Auftrag vom Vertrieb an die Ausführung?
Wer prüft, ob alle Informationen vorhanden sind?
Wer meldet Änderungen zurück?
Wer ist bei Problemen verantwortlich?
Gerade diese Übergaben müssen klar definiert sein.
Ein Beispiel aus dem Handwerk
In einem Betrieb werden Baustellen regelmäßig verspätet vorbereitet.
Der Unternehmer glaubt zunächst, einzelne Mitarbeiter seien unorganisiert.
Bei genauer Betrachtung zeigt sich:
Niemand trägt ausdrücklich die Verantwortung dafür, dass ein Auftrag vollständig vorbereitet an die Ausführung übergeben wird.
Mehrere Mitarbeiter erledigen Teilaufgaben.
Aber niemand besitzt das Gesamtergebnis.
Nachdem ein klarer Verantwortungsbereich geschaffen wurde, verbessert sich der Ablauf deutlich.
Verantwortungsbereiche müssen zusammenpassen
Ein Mitarbeiter kann nur für Ergebnisse verantwortlich sein, die er beeinflussen kann.
Deshalb müssen Verantwortung, Informationen, Ressourcen und Entscheidungsbefugnisse zusammenpassen.
Wer ein Ergebnis liefern soll, aber für jede notwendige Entscheidung eine andere Person benötigt, besitzt nur scheinbar Verantwortung.
Fazit
Eine professionelle Unternehmensorganisation besteht nicht aus möglichst vielen Stellenbeschreibungen.
Sie besteht aus klaren Verantwortungsbereichen.
Jeder im Unternehmen sollte wissen:
Wofür bin ich verantwortlich?
Welches Ergebnis wird erwartet?
Was darf ich entscheiden?
Wo sind meine Schnittstellen?
Der Unternehmer-Freiheits-Check hilft dabei, Bereiche sichtbar zu machen, in denen Verantwortung heute noch unnötig beim Unternehmer zusammenläuft.
Denn Klarheit über Verantwortung ist ein zentraler Baustein funktionierender Unternehmensarchitektur.
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