Prozesse im Handwerksbetrieb standardisieren – welche Abläufe du zuerst strukturieren solltest
Fachartikel für Handwerksunternehmer und mittelständische Unternehmer
Autor: Michael Bandt, Unternehmer-Helden
Lesezeit: ca. 10 Minuten
Prozesse im Handwerksbetrieb standardisieren – welche Abläufe du zuerst strukturieren solltest
„Bei uns ist jeder Auftrag anders.“
Diesen Satz hört man im Handwerk häufig.
Und natürlich stimmt er teilweise.
Kunden unterscheiden sich.
Baustellen unterscheiden sich.
Technische Anforderungen unterscheiden sich.
Trotzdem wiederholen sich in nahezu jedem Handwerksunternehmen zahlreiche Abläufe täglich.
Genau dort liegt großes Potenzial.
Standardisierung bedeutet nicht Bürokratie
Viele Unternehmer verbinden Prozesse mit Handbüchern, Checklisten und zusätzlicher Verwaltung.
Das muss nicht so sein.
Ein guter Prozess soll Arbeit einfacher machen.
Er beantwortet:
Was passiert wann?
Wer ist verantwortlich?
Welche Informationen werden benötigt?
Was ist das gewünschte Ergebnis?
Welche Prozesse zuerst standardisiert werden sollten
Nicht jeder Ablauf ist gleich wichtig.
Beginne dort, wo Fehler oder Rückfragen regelmäßig Zeit und Geld kosten.
Typische Bereiche sind:
- Anfrage und Erstkontakt,
- Angebotserstellung,
- Auftragsannahme,
- Arbeitsvorbereitung,
- Baustellenübergabe,
- Materialbeschaffung,
- Änderungsmanagement,
- Abnahme,
- Reklamationen,
- Rechnungsstellung.
Gerade die Übergänge zwischen diesen Bereichen verursachen häufig Probleme.
Suche nach wiederkehrenden Störungen
Frage deine Mitarbeiter:
„Welche Probleme treten bei uns immer wieder auf?“
Wenn dieselbe Störung regelmäßig vorkommt, handelt es sich wahrscheinlich nicht mehr um einen Einzelfall.
Dann sollte nicht jedes Mal das Problem neu gelöst werden.
Der zugrunde liegende Prozess sollte verbessert werden.
Ein Beispiel aus dem Handwerk
In einem Betrieb fehlen auf Baustellen regelmäßig Informationen.
Manchmal fehlt eine Kundenentscheidung.
Manchmal eine Materialangabe.
Manchmal eine technische Zeichnung.
Jeder einzelne Fall wird spontan gelöst.
Dadurch entstehen Telefonate, Fahrten und Verzögerungen.
Eine verbindliche Auftragsübergabe mit wenigen klaren Prüfpunkten reduziert diese Störungen erheblich.
Der Prozess muss dafür nicht kompliziert sein.
Er muss zuverlässig sein.
Prozesse reduzieren Personenabhängigkeit
Standardisierte Abläufe haben einen weiteren Vorteil.
Wissen befindet sich nicht mehr ausschließlich in den Köpfen einzelner Personen.
Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden.
Vertretungen funktionieren besser.
Fehler werden reproduzierbar vermieden.
Und der Unternehmer wird seltener als wandelndes Betriebshandbuch benötigt.
Prozesse müssen Verantwortung enthalten
Ein Prozess ohne Verantwortlichen ist nur eine Beschreibung.
Deshalb sollte für jeden wichtigen Ablauf klar sein:
- Wer startet ihn?
- Wer trägt Verantwortung?
- Welche Übergaben gibt es?
- Wie erkennen wir, dass er erfolgreich abgeschlossen wurde?
Erst dadurch wird aus Dokumentation Unternehmensarchitektur.
Fazit
Du musst nicht jeden Ablauf deines Unternehmens dokumentieren.
Beginne mit den Prozessen, die regelmäßig Probleme, Rückfragen, Fehler oder Verzögerungen erzeugen.
Eine gute Frage lautet:
Welches Problem haben wir im vergangenen Jahr mindestens fünfmal gelöst?
Genau dort könnte ein standardisierter Prozess sinnvoll sein.
Der Unternehmer-Freiheits-Check hilft dir dabei zu erkennen, an welchen Stellen fehlende Strukturen dazu führen, dass dein Unternehmen unnötig von einzelnen Personen abhängig bleibt.
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